Wat doe je als een klant belt tijdens een behandeling?
Een klant belt tijdens je behandeling? Ontdek hoe één duidelijke online boekingsroute rust geeft aan jou én je klant.
Gepubliceerd door Salon Pelikaan ·
Praktisch: neem niet op tijdens je behandeling. Zet in je voicemail of standaardantwoord één duidelijke online boekingslink en bel terug wanneer je klaar bent.
Je bent halverwege een behandeling. De klant voor je ligt ontspannen, jij bent precies met het detailwerk bezig dat je aandacht vraagt. Dan gaat je telefoon.
Je kijkt misschien even op het scherm. Een onbekend nummer. Of je weet al wie het is: iemand die een afspraak wil maken, verzetten of gewoon iets wil vragen.
Opnemen voelt niet goed. Niet opnemen ook niet helemaal. Dus laat je de telefoon overgaan, stuur je later een bericht en probeer je tussendoor te onthouden wie je nog moet terugbellen.
Dat lijkt een klein onderdeel van je werkdag. In de praktijk kan het de rust uit een behandeling halen. Niet alleen op het moment zelf, maar ook daarna, wanneer er nog berichten en afspraken blijven liggen.
Het probleem is niet dat je telefoon gaat
Een salon moet bereikbaar zijn. Klanten hebben vragen en nieuwe klanten moeten een afspraak kunnen maken.
Het lastige is de combinatie van twee soorten werk die niet goed tegelijk gaan:
- je geeft iemand persoonlijke aandacht;
- je probeert ondertussen nieuwe afspraken te regelen.
Een behandeling onderbreken om een afspraak in te plannen kan bovendien meer opleveren dan alleen een kort telefoontje. Je moet controleren welke behandeling iemand wil, hoeveel tijd daarvoor nodig is, wanneer je beschikbaar bent en of de afspraak goed in je agenda staat. Als je de klant later terugbelt, begint hetzelfde proces opnieuw.
Daarom is de eerste vraag niet: hoe zorg ik dat ik ieder telefoontje direct beantwoord?
Een betere vraag is: welke vragen hoeven niet meer via een telefoontje te lopen?
Herken je deze signalen?
Je hoeft niet eerst een groot planningsprobleem te hebben voordat dit aandacht verdient. Vaak begint het met een paar herkenbare signalen:
- Je telefoon ligt tijdens iedere behandeling binnen handbereik.
- Je maakt afspraken tussen twee klanten door.
- Je hebt berichten waarvan je denkt: daar moet ik nog op reageren.
- Klanten vragen regelmatig naar dezelfde beschikbare momenten.
- Je bent ook buiten openingstijden bezig met het plannen van afspraken.
- Je agenda staat op één plek, terwijl aanvragen via telefoon, WhatsApp en social media binnenkomen.
- Je voelt je schuldig als je niet meteen reageert.
Geen van deze signalen betekent dat je slecht georganiseerd bent. Ze laten vooral zien dat je boekingsproces afhankelijk is geworden van jouw directe beschikbaarheid.
Begin met een duidelijke route voor afspraken
De rustigste oplossing is meestal niet om alle contact te vervangen door automatisering. Het is om afspraken een vaste route te geven.
Klanten moeten eenvoudig kunnen zien:
- welke behandelingen je aanbiedt;
- hoeveel tijd een behandeling ongeveer vraagt;
- welke momenten beschikbaar zijn;
- hoe ze een afspraak kunnen aanvragen of vastleggen;
- wat er na het boeken gebeurt.
Als die informatie duidelijk bij elkaar staat, hoeft een klant niet voor iedere praktische vraag te bellen. Jij houdt de regie over je agenda en de klant weet sneller wat hij of zij kan verwachten.
Dat kan klein beginnen. Kijk naar de drie vragen die je de afgelopen week het vaakst via telefoon of WhatsApp kreeg. Kun je die beantwoorden op je website, in je boekingslink of in een automatische bevestiging?
Online boeken is geen afstand nemen van je klant
Sommige salonprofessionals twijfelen bij online boeken omdat ze het persoonlijke contact belangrijk vinden. Dat is begrijpelijk. Een behandeling draait tenslotte niet alleen om een tijdstip in een agenda.
Online boeken hoeft het persoonlijke deel niet weg te nemen. Het verplaatst alleen het praktische moment van plannen naar een moment waarop de klant daar zelf tijd voor heeft.
Jij bepaalt nog steeds:
- welke behandelingen boekbaar zijn;
- hoeveel tijd je ervoor reserveert;
- welke prijzen en omschrijvingen zichtbaar zijn;
- wanneer klanten een afspraak kunnen maken;
- welke momenten je blokkeert voor pauze, administratie of andere werkzaamheden.
De klant kiest zelf een behandeling en een beschikbaar tijdstip. Jij hoeft daar niet midden in een behandeling voor uit je werk te stappen. Bekijk hoe online boeken werkt
Maak de overstap niet groter dan nodig
Je hoeft niet in één middag je hele salon opnieuw in te richten. Een praktische eerste stap ziet er bijvoorbeeld zo uit:
1. Kies de afspraken die het vaakst binnenkomen
Begin met je meest voorkomende behandelingen. Laat uitzonderingen voorlopig via persoonlijk contact lopen als dat beter past.
2. Controleer de tijdsduur
Een behandeling moet genoeg tijd krijgen in de agenda. Neem ook de overgang naar de volgende klant mee wanneer die relevant is.
3. Zet je actuele beschikbaarheid goed
Een online agenda werkt alleen prettig als de beschikbare momenten kloppen. Plan ook pauzes, vrije dagen en andere blokkades in.
4. Geef klanten één duidelijke link
Zet de link op je website, in je Instagram-profiel en in je standaardantwoord voor gemiste oproepen. Zo blijft een afspraak niet hangen in een chat.
5. Houd ruimte voor persoonlijk contact
Niet iedere vraag past in een boekingsformulier. Laat klanten weten hoe ze je kunnen bereiken voor advies, een aangepaste behandeling of iets wat niet standaard in je agenda staat.
Wat als een klant toch belt?
Een online boekingslink maakt je telefoon niet overbodig. Dat hoeft ook niet.
Je kunt een gemiste oproep later beantwoorden, terugbellen wanneer je klaar bent of in je voicemail verwijzen naar de online boekingsmogelijkheid. De klant heeft dan alvast een volgende stap, terwijl jij de behandeling niet hoeft stil te leggen.
Zo ben je bereikbaar zonder dat ieder telefoontje bepaalt wat je op dat moment moet doen.
Een rustiger boekingsproces begint bij één keuze
Vraag jezelf vandaag af:
“Welke afspraak hoeft mijn klant niet meer telefonisch met mij te regelen?”
Kies er één. Maak de informatie duidelijk. Zet de beschikbare momenten goed. Verwijs klanten consequent naar dezelfde route.
Met Salon Pelikaan kunnen klanten 24/7 online een behandeling en beschikbaar tijdstip kiezen. Jij houdt controle over je agenda en kunt tijdens een behandeling blijven werken.
24/7 online boeken, jij werkt door.
Praktische vervolgstap
Noteer vandaag de drie meest voorkomende redenen waarom klanten contact opnemen. Kijk daarna welke daarvan je met een duidelijke online boekingsroute kunt opvangen.