De klantenkaart voor nagelstylisten: wat erop hoort en wat niet

Waarom een klantenkaart meer is dan een adresboekje

Een klantenkaart doet drie dingen voor je:

1. Veiligheid. Reageerde je klant de vorige keer op een bepaalde gel, of gebruikt ze medicatie waardoor je anders werkt? Dat wil je weten vóór je begint, niet halverwege.
2. Hetzelfde resultaat, elke keer. Kleur, gel, primer en vorm staan erop. Na zes weken hoef je niet te gokken welke nude het was.
3. Klanten die terugkomen. Als je weet dat ze vorige keer over haar vakantie vertelde, of dat ze bijna jarig is, voelt ze zich gezien. Dat merkt ze, en daardoor boekt ze opnieuw.

Het verschil met een adresboekje: een klantenkaart groeit mee met elke afspraak. Dat werkt alleen als het bijhouden weinig moeite kost. Daarom laat je de agenda zoveel mogelijk invullen en schrijf je zelf alleen op wat de agenda niet weet.

Wat hoort op de klantenkaart van een nagelstyliste?

1. Contactgegevens

Wat erop hoort: naam, telefoonnummer en e-mailadres. Een adres alleen als je aan huis werkt of facturen op naam stuurt. Een geboortedatum alleen als je er iets mee doet, bijvoorbeeld een verjaardagsattentie.

Wat je weglaat: alles wat je niet gebruikt. Dat is geen kwestie van netheid: de AVG zegt dat je alleen gegevens bewaart die je voor een duidelijk doel nodig hebt.

In Salon Pelikaan staan naam, e-mail, telefoon en adres op de klantenkaart. Boekt een klant zelf via je boekingslink, dan wordt haar kaart aangemaakt met de gegevens die ze invult. Je hoeft niets over te typen. Vul je een geboortedatum in en zet je ‘Verjaardagen van klanten’ aan bij de instellingen voor afspraken en boeken, dan zie je op de dag zelf in je agenda wie er jarig is. Daar staat alleen haar naam, geen leeftijd.

2. Behandelgeschiedenis

Wat erop hoort: wanneer ze kwam, welke behandeling ze kreeg en wanneer ze weer komt. Daaruit lees je ook af hoe vaak ze komt. Komt ze elke drie weken voor een BIAB-opvulbeurt en is ze nu zes weken weg? Dan is dat een goed moment om haar een berichtje te sturen.

In Salon Pelikaan hoef je dit blok niet zelf bij te houden. Elke afspraak in je online agenda voor nagelstylisten komt automatisch op de kaart, met komende en eerdere afspraken. Op de kaart zie je ook het laatste bezoek, hoe vaak ze gemiddeld komt, haar favoriete behandeling en tijdstip, en wat ze gemiddeld en in totaal bij je besteedt. Reken je af vanuit de afspraak, dan hoort de verkoop bij die klant. Meer daarover lees je in afrekenen vanuit de afspraak.

Met die bezoekfrequentie doet Salon Pelikaan nog iets slims: vaste klanten zonder nieuwe afspraak krijgen automatisch een mail om opnieuw te boeken, rond het moment dat ze normaal weer zouden komen. Die herinnering staat standaard aan. Wil je hem niet, dan zet je ‘Herinnering voor een nieuwe afspraak’ uit. Dat werkt alleen als de afspraken in je agenda staan, en niet in een schriftje ernaast.

3. Kleuren en materialen

Dit blok maakt een klantenkaart voor nagelstylisten anders dan die van een kapper. Wat erop hoort:

• Kleur: merk + naam of nummer, niet alleen “nude”.
• Product: gel, BIAB, acryl of gellak, en welk merk.
• Primer/base: vooral als je bij deze klant een andere gebruikt vanwege loslaten of lifting.
• Vorm en lengte: amandel, kort ovaal, squoval.
• Bijzonderheden aan de nagel: dunne nagels, een nagel die vaak breekt, een gevoelige nagelriem.

In Salon Pelikaan zet je dit bij ‘Gebruikt bij deze klant’: per regel een naam en een waarde, bijvoorbeeld “Kleur: The GelBottle Café Crème” of “Primer: zuurvrij”. Je ziet wanneer het blok voor het laatst is bijgewerkt, en door wie. Het blok laat zien wat nu geldt. Stap je over op een nieuwe kleur en wil je de oude bewaren, zet die dan in een notitie met de datum erbij (zie blok 5).

4. Allergieën, medicatie en gezondheid

Dit is het belangrijkste blok, en tegelijk het blok waar de meeste stylisten fouten maken. Wat erop hoort is alleen wat je nodig hebt om veilig te werken:

• een allergie of reactie, bijvoorbeeld op een bepaalde gel of HEMA (een bekende allergie in de nagelwereld);
• medicatie of een aandoening waardoor je anders werkt, bijvoorbeeld bloedverdunners of diabetes (voorzichtiger met de nagelriem);
• een tijdelijke situatie, zoals zwangerschap of een ontsteking bij de nagelriem de vorige keer.

Wat je weglaat: een hele medische voorgeschiedenis, en zaken waar je behandeling niets mee te maken heeft. “Reactie op gel X, 12-09-2026, nu HEMA-vrij” zegt genoeg.

Let op: dit zijn gezondheidsgegevens, en daarvoor gelden strengere AVG-regels. Hoe dat zit, lees je in het volgende hoofdstuk.

In Salon Pelikaan heeft de klantenkaart een eigen blok ‘Allergieën & medicatie’, los van je gewone notities. Staat daar iets in, dan verschijnt het blok bovenaan de kaart in het rood. Ook in je agenda zie je een waarschuwingsicoon bij de afspraak, op je computer en op je telefoon: “Let op: allergieën of medicatie”. Je ziet wie het blok voor het laatst heeft bijgewerkt, en wanneer. Alleen jij en je collega’s in de salon zien het, je klant niet. Het veld kan maximaal 2.000 tekens bevatten. Dat dwingt je om kort te blijven, en dat is ook precies wat de AVG wil.

Wat Salon Pelikaan niet voor je doet: toestemming van je klant vragen of vastleggen. Daar is geen apart vinkje voor. Hoe je dat zelf regelt, lees je hieronder.

5. Voorkeuren, notities en labels

Wat erop hoort: alles wat de volgende afspraak beter maakt. “Wil volgende keer korter.” “Houdt niet van smalltalk, wel van muziek.” “Komt altijd met haar dochter.” Ook persoonlijke dingen mogen, als ze helpen en niet gevoelig zijn. “Gaat in mei trouwen” is prima. Een notitie als “partner overleden” is persoonlijk en gevoelig. Schrijf die alleen op als het je echt helpt, en houd het zakelijk.

In Salon Pelikaan schrijf je notities met datum en naam erbij, zodat je ziet wie wat heeft vastgelegd. Je past een notitie los aan, zonder het hele profiel te bewerken, en een belangrijke notitie zet je vast bovenaan. Notities zijn alleen zichtbaar voor de salon, niet voor je klant.

Daarnaast geef je klanten labels die je zelf bedenkt, met een eigen kleur: “VIP”, “Nieuwe klant”, “Altijd te laat” of “Alleen op zaterdag”. Laat je klant bij het boeken een opmerking achter, dan zie je die bij de afspraak.

Spaar je met vaste klanten voor een beloning? Zet dan de digitale stempelkaart aan. Je klant krijgt automatisch een stempel als je haar afspraak afrekent in Kassa (een no-show telt niet mee), en op haar klantenkaart zie je hoe vol de kaart is.

6. No-shows en afspraakgedrag

Wat erop hoort: of iemand vaak afzegt, te laat komt of niet komt opdagen, met de datum erbij. Dan kun je beslissen of je een aanbetaling vraagt of iemand alleen nog op bepaalde momenten inplant. Houd het feitelijk: “No-show 03-10-2026”, niet “onbetrouwbaar”.

In Salon Pelikaan markeer je een gemiste afspraak met de knop ‘No-show’ op de afspraak, eventueel met een reden zoals ‘Vergeten’ of ‘Te laat afgezegd’. De datum, de reden en wie het markeerde blijven bewaard. Op de klantenkaart en in je klantenlijst zie je meteen hoe vaak het gebeurde, bijvoorbeeld “2× no-show”. Een no-show telt niet als bezoek: hij gaat niet mee in de bezoekfrequentie en levert geen stempel op. Reken je een no-showvergoeding af, dan doe je dat gewoon in Kassa. Je klant ziet hier niets van, en vergis je je, dan zet je het terug met ‘Toch verschenen’.

Zo houd je ook de rest van het afspraakgedrag bij en voorkom je gemiste afspraken:

• Geef de klant een label, bijvoorbeeld “Altijd te laat”, en zet de datum in een notitie.
• Voorkom no-shows met de automatische herinnering per e-mail, standaard een dag van tevoren, en met een termijn waarbinnen klanten zelf mogen verzetten of annuleren.
• Lees ook boeken via WhatsApp of online. Wie zelf online boekt, krijgt de herinnering vanzelf.

7. Foto’s

Foto’s van een set zijn handig: je ziet meteen welke vorm en kleur het was. Maar ze kosten ook moeite, en een foto van een hand met een herkenbare ring of tatoeage is net zo goed een persoonsgegeven. Wil je een foto ook op Instagram zetten? Vraag daar dan apart toestemming voor. Toestemming om een foto voor je eigen administratie te maken, is geen toestemming om hem te posten.

Ons advies: zet de kleur en het product bij ‘Gebruikt bij deze klant’ (blok 3). Dat is sneller terug te vinden dan een foto, en voor de meeste stylisten genoeg. Bewaar je toch foto’s, doe dat dan in een aparte map op je telefoon, en niet in je gewone fotorol of in WhatsApp.

Allergieën en gezondheid: wat zegt de AVG?

Dit is het deel dat andere gidsen vaak overslaan. Allergieën, medicatie, zwangerschap en huidaandoeningen zijn gezondheidsgegevens. Volgens de AVG zijn dat bijzondere persoonsgegevens, en die mag je in principe niet verwerken, tenzij er een uitzondering geldt. Voor een nagelstyliste is dat in de praktijk de uitdrukkelijke toestemming van je klant. Zo pak je het aan:

1. Vraag het, en leg uit waarom. “Mag ik opschrijven dat je op deze gel reageerde? Dan houd ik er de volgende keer rekening mee.” Toestemming moet vrij, specifiek en geïnformeerd zijn.
2. Zorg dat je het kunt aantonen. Een mondeling “ja” is moeilijk te bewijzen. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens kan uitdrukkelijke toestemming schriftelijk, met een handtekening, maar ook digitaal, bijvoorbeeld per e-mail of met een formulier waarop je klant “ja” aanklikt. Een simpele manier: laat je klant het één keer op een papieren of digitaal intakeformulier bevestigen en bewaar dat.
3. Koppel het niet aan het boeken. Toestemming is niet vrij als je klant zonder “ja” niet bij je terecht kan. Zet het dus niet in je verplichte huisregels. Salon Pelikaan heeft huisregels die klanten bij het boeken accepteren, maar die zijn bedoeld voor je afspraken over te laat komen en annuleren, niet voor toestemming voor gezondheidsgegevens.
4. Noteer zo weinig mogelijk. Alleen wat je nodig hebt voor een veilige behandeling.
5. Maak intrekken makkelijk. Wil je klant het niet meer? Dan haal je het weg. In Salon Pelikaan maak je het blok ‘Allergieën & medicatie’ weer leeg.
6. Geef inzage als ze erom vraagt. Je klant heeft recht op een kopie van de gegevens die je over haar hebt, en op uitleg waarvoor je ze gebruikt, hoe lang je ze bewaart en met wie je ze deelt. Je antwoordt binnen een maand en het is gratis. Ken je haar niet persoonlijk, controleer dan eerst of het echt je klant is. Alleen je scherm laten zien is niet genoeg. Geef haar bijvoorbeeld een uitdraai mee als ze in de salon is. Wil ze het digitaal, zet allergieën en medicatie dan niet in een gewone mail, maar stuur ze beveiligd, bijvoorbeeld als bijlage met een wachtwoord dat je los doorgeeft.
7. Bewaar het niet langer dan nodig. De AVG noemt geen vaste termijn. Bepaal zelf een redelijke termijn, bijvoorbeeld twee jaar na het laatste bezoek, en zet die in je privacyverklaring. Let op: facturen moet je voor de Belastingdienst 7 jaar bewaren. Dat geldt voor je administratie, niet voor de notities op je klantenkaart.
8. Verwijder op verzoek. Vraagt een klant om verwijdering, dan verwijder je haar kaart. In Salon Pelikaan kies je dan ‘Verwijderen’ (heeft ze nog een afspraak staan of een open verkoop in Kassa, dan rond je die eerst af). Haar eerdere afspraken blijven zonder naam staan en je facturen houden de klantgegevens, zodat je administratie klopt. Wil je een klant alleen uit je lijst halen, dan kies je ‘Archiveren’: de kaart is verborgen, maar de gegevens blijven bewaard. Boekt ze later weer, dan staat ze vanzelf weer in je lijst.

En de software zelf? Als jij klantgegevens in een online systeem zet, is de leverancier je verwerker. Vraag je leverancier dan om een verwerkersovereenkomst. Hoe Salon Pelikaan zelf met gegevens omgaat, lees je in onze privacyverklaring. Zet daarnaast een wachtwoord op je telefoon, en deel je inlog niet.

Dit is uitleg, geen juridisch advies. Twijfel je over je eigen situatie, vraag het dan na bij je branchevereniging of een jurist.

Zo houd je je klantenkaarten actueel

Een klantenkaart die niet klopt, is erger dan geen kaart. Je vertrouwt erop, terwijl het niet meer klopt. Met deze routine kost het je per afspraak twee minuten:

• Vóór de behandeling (30 seconden): open de afspraak en kijk naar het rode blok, de kleur en de laatste notitie. Vraag bij een nieuwe klant of na lange tijd: “Is er iets veranderd, nieuwe medicatie of allergieën?”
• Na de behandeling (1 minuut): werk de kleur of het product bij als dat veranderd is. Zet één notitie neer als er iets was (“nagel links gebroken, volgende keer korter”).
• Bij het afrekenen: reken af vanuit de afspraak in Kassa, zodat de verkoop bij de klant hoort, en plan meteen de volgende afspraak.
• Elk kwartaal (15 minuten): archiveer klanten die al lang niet meer komen, en verwijder gegevens die je niet meer nodig hebt.

In Salon Pelikaan staat het grootste deel er al: afspraken, bezoekfrequentie en omzet vult de agenda vanzelf in. Jij houdt alleen bij wat alleen jij weet.

Papier, Excel of een app?

Papier werkt prima als je weinig klanten hebt en altijd op dezelfde plek werkt. Het nadeel: de kaart en je agenda zijn twee aparte dingen, en de geschiedenis houd je zelf bij. Meer over die afweging lees je in online of papieren agenda.

Overstappen? Heb je je klanten nu in Excel of in een ander systeem, dan upload je je klantenlijst als CSV-, XLS- of XLSX-bestand. Je ziet eerst een voorbeeld en kiest zelf welke kolommen je overneemt. Lees ook overstappen vanuit een ander systeem. Eerlijk is eerlijk: een knop om je klantenbestand zelf te exporteren zit er nog niet in. Wil je je gegevens meenemen, mail ons dan via info@salonpelikaan.nl. Je gegevens blijven van jou.

Zo ziet een klantenkaart eruit in Salon Pelikaan

Wil je het eerst zien met voorbeeldgegevens, bekijk dan de rondleiding.

1. 1. Je klant boekt zelf, en haar kaart staat klaar. Ze vult haar naam, e-mail en telefoon in op je boekingspagina en kan een opmerking achterlaten. Haar klantenkaart wordt meteen aangemaakt.

   

2. 2. In je agenda zie je meteen of er iets is. Een waarschuwingsicoon bij de afspraak betekent: er staan allergieën of medicatie op de kaart.

   

3. 3. Je opent de klantenkaart. Bovenaan staat het rode blok ‘Allergieën & medicatie’, daaronder je notities en de afspraakgeschiedenis.

   

4. 4. Kleur en product bij de hand. Bij ‘Gebruikt bij deze klant’ zie je wat je vorige keer gebruikte.

   

5. 5. Je ziet hoe ze bij je komt. In het Klantprofiel staan haar laatste bezoek, hoe vaak ze komt, haar favoriete behandeling en wat ze gemiddeld besteedt.

   

6. 6. Na de behandeling werk je bij. Een nieuwe notitie of kleur kost een paar tikken. Daarna reken je af vanuit de afspraak.

   

Checklist: je klantenkaart in een middag op orde

1. Zet je bestaande klanten erin: upload je lijst of begin met je vaste klanten.
2. Bedenk vijf labels die je echt gebruikt, bijvoorbeeld “Vaste klant”, “Nieuwe klant”, “Altijd te laat”.
3. Vul bij je vaste klanten de kleur, base en vorm in bij ‘Gebruikt bij deze klant’.
4. Maak een kort toestemmingsformulier voor allergieën en medicatie, en vraag het bij de volgende afspraak.
5. Zet een bewaartermijn in je privacyverklaring.
6. Kijk of je de herinnering voor een nieuwe afspraak aan wilt laten staan.
7. Spreek met jezelf de routine van 2 minuten af: kijken vóór, bijwerken na.

Veelgestelde vragen

Probeer het met je eigen klanten

Zet je vaste klanten in Salon Pelikaan, vul bij drie van hen de kleur en de allergieën in en open hun kaart bij de volgende afspraak. Je probeert de nagelstudio software 30 dagen gratis. Daarna betaal je €12,50 per maand, zonder commissie per boeking. Meer over klantenbeheer voor je nagelsalon.